Metody ewidencji czasu pracy

Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy, nawet jeśli zatrudnia on jednego pracownika. Dzięki temu można prawidłowo ustalić wynagrodzenie, a także inne świadczenia związane z pracą (np. dodatek za nadgodziny lub za pracę w nocy). Co ważne, przepisy nie określają metody, w jaki sposób ma być prowadzona ewidencja, ważne jednak, by zawierała określone elementy.

Lista obecności to nie ewidencja czasu pracy

Na początku wyjaśnijmy, że lista obecności to nie to samo, co ewidencja czasu pracy. Tej pierwszej pracodawca nie musi prowadzić, choć może być ona znacznym ułatwieniem przy uzupełnianiu ewidencji. Co więcej, nie ma znaczenia, czy będzie to papierowa lista, codziennie podpisywana przez pracownika, karta elektroniczna, czy też inny sposób, za pomocą którego pracownik potwierdzi swoją obecność w pracy.

Obowiązkowa dla każdego pracodawcy, niezależnie od tego, ilu pracowników zatrudnia, jest natomiast ewidencja czasu pracy. Powinna być prowadzona na bieżąco, a także aktualizowana co najmniej raz w miesiącu przed wypłatą wynagrodzenia, aby możliwe było prawidłowe naliczenie składników wynagrodzenia. Taki obowiązek nakłada na pracodawców prawo pracy, choć warto dodać, że jednocześnie przepisy nie określają szczegółowego wzoru jej prowadzenia.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Ważne jest jednak to, aby ewidencja czasu pracy zawierała określone informacje. Muszą znaleźć się w niej liczba przepracowanych godzin (w tym przepracowanych w porze nocnej oraz godzin nadliczbowych), godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczba godzin dyżuru oraz godziny jego rozpoczęcia i zakończenia wraz ze wskazaniem miejsca pełnienia. Należy również zawrzeć informacje o dniach wolnych o pracy oraz tytułem ich udzielenia, podobnie jak rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach. W przypadku pracowników młodocianych należy także umieścić informacje o czasie pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone przy przygotowaniu zawodowym.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości pracodawca powinien skonsultować się ze specjalistami, np. z Inka BHP, ponieważ za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy pracodawcy może grozić wysoka grzywna. Jest to bowiem wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Na koniec dodajmy, że podobnie jak w przypadku listy obecności, nie ma jednej określonej metody prowadzenia ewidencji czasu pracy: może być ona prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.