Jak przepisy RODO regulują kwestię niszczenia dokumentów?

Utylizacja dokumentów zgodna z zasadami RODO musi być przeprowadzona tak, żeby dane były niemożliwe do odzyskania. Ze względu na ten wymóg, dane osobowe muszą być niszczone w odpowiednich warunkach z zachowaniem najwyższego stopnia bezpieczeństwa. Jak zniszczyć trwale zawierające poufne dane tak, aby było to w zgodzie z RODO?

Jak należy zniszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

Przepisy RODO nie narzucają konkretnego sposobu, na jaki dokumenty mają być zniszczone. Nie oznacza to jednak, że nie należy stosować się do wskazanych zasad bezpieczeństwa. Ważne jest, aby dane były niemożliwe do odczytania oraz odtworzenia. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych wskazuje też, że nie tylko papierowe dokumenty, ale również dane na nośnikach muszą zostać zniszczone w sposób uniemożliwiających ich odzyskanie. Najważniejsze, by utylizacja dokumentów została wykonana w sposób bezpieczny, a najlepiej również przyjazny dla środowiska.

Jakie dokumenty należy niszczyć zgodnie z RODO?

Wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe muszą być niszczone z zachowaniem wysokiego stopnia bezpieczeństwa. Są to m.in. przesłane oferty zawierające dane poufne, kontrakty, wyciągi i zapisy księgowe, paragony oraz faktury, a także dokumenty podatkowe. Rozporządzenie dotyczy też dokumentów, na których znajdują się podpisy i różnego rodzaju wydruki i notatki zawierające dane osobowe i inne poufne informacje.

Dlaczego warto przekazać dokumenty do zniszczenia firmie zewnętrznej?

Zdarza się, że zwykłe, biurowej niszczarki mogą nie być wystarczające to trwałego zniszczenia dokumentów, dlatego należy korzystać z urządzeń spełniających parametry określone przez normę DIN. Wybierając firmę, której powierzy się poufne dokumenty do zniszczenia, warto sprawdzić, czy podczas procesu utylizacji zachowywane są wysokie parametry ochrony. Przedsiębiorstwo musi mieć wymaganie uprawnienia i certyfikaty, które potwierdzają, że procedura wykonywana jest zgodnie z normą DIN 66399. Po wykonaniu trwałej utylizacji firma przekazuje protokół potwierdzający zniszczenie. Przykładem takiego przedsiębiorstwa jest firma Strefa Surowców Wtórnych z Mińska Mazowieckiego.